Personvernerklæring
Vår nettstedsadresse er: https://suttestad-barnehage.no
Innledning
Barnehagen samler inn personopplysninger om deg og deres barn når du søker barnehageplass hos oss, besøker våre websider, søker jobb hos oss, eller på annen måte tar kontakt med oss. Denne personvernerklæringen beskriver de tilfeller vi behandler dine personopplysninger, hva som er formålet, hvilke rettigheter du har og på hvilket grunnlag.
Behandlingsansvarlig:
Det er daglig leder på vegne av Suttestad barnehage som er behandlingsansvarlig for barnehagens behandling av personopplysninger.
Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg:
En personopplysning er en hvilken som helst opplysning som gjelder en privatperson som er identifisert eller som kan identifiseres. Dette kan være for eksempel navn, fødselsnummer eller mer sensitive opplysninger som diagnoser eller fingeravtrykk. Suttestad barnehage er nødt til å innhente personopplysninger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og kunne gi gode tjenester til foresatte og barn. Når vi behandler personopplysninger betyr det at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller bruker dem for å kunne samarbeide med andre institusjoner som er relevant for deg.
Formålet med behandlingen:
Formålet med personvernerklæringen er å informere deg om vår behandling av dine personopplysninger, i henhold til personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven som trådte i kraft 20 juli 2018.
Personopplysninger som lagres og hvor lenge oppbevares de:
Barnehagen håndterer personopplysninger om barn og foresatte som er nødvendige for å kunne gi et forsvarlig barnehagetilbud.
Formålet med behandling av personopplysningene er for å gi forsvarlig omsorg av barnet. For det tilfelle foresatte ønsker informasjon om personopplysningene som håndteres i barnehagen, skal daglig leder kontaktes.
Avtalen om barnehageplass gir rettslig grunnlag for å håndtere personopplysninger som er nødvendige for å gi et forsvarlig barnehagetilbud, av personvernforordningens artikkel 6 nr. 1, bokstav f). Håndtering av opplysninger utover dette skal baseres på samtykke fra foresatte.
Personopplysningene håndteres i henhold til krav i relevante lover, forskrifter og interne rutiner, slik at bare personer med innsynsrett og ansatte med tjenstlig behov, får kjennskap til opplysningene. Opplysningene arkiveres i barnehagen slik at opplysningene skal være beskyttet fra uvedkommende, men samtidig tilgjengelig for ansatte ved behov.
Opplysningene oppbevares så lenge barnet har plass i barnehagen. Når barnet slutter i barnehagen, vil opplysningene enten overføres til foresatte eller bli makulert av barnehagen.
Foresatte har rett til å anmode styrer/daglig leder om innsyn i personopplysningene samt rett til korrigering eller sletting av opplysningene. Foresatte har videre rett til å protestere mot behandling av personopplysninger, men dette må vurderes i henhold til barnehagens behov med tanke på å kunne gi et forsvarlig tilbud.
I tilfeller hvor behandlingen av personopplysninger baseres på samtykke, har foresatte anledning til når som helst å trekke samtykke tilbake.
Foresatte har adgang til å klage på barnehagens håndtering av personopplysninger til Datatilsynet.
Vi behandler opplysninger om ansatte og for å administrere lønn og arbeidsforhold. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommende arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommende arbeid. Opplysninger om arbeidstaker slettes etter endt arbeidsforhold.
Ved søknad om arbeid i barnehagen oppbevares opplysninger om arbeidssøker i søknadsperioden. Etter endt søknadsperiode slettes alle personopplysninger om søkere. Så lenge det ikke er ønsket av arbeidssøker at barnehagen oppbevarer opplysningene til en evt. senere anledning.
Hvor henter og får vi personopplysninger fra:
Mange av personopplysningene får vi direkte fra deg, for eksempel når vi ber deg fylle ut et søknadsskjema. Dette kan for eksempel være ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, NAV eller spesialisthelsetjenesten.
Du har rett til å vite hvor vi henter personopplysningene fra. Den enkelte virksomhet skal opplyse deg om dette.
Hvilke personopplysninger innhenter vi:
Personopplysninger vi innhenter kan være følgende:
- Kontaktopplysninger om deg og ditt/deres barn som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
- Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg/dere og ditt/deres barn, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn og statsborgerskap.
- Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn og sivilstatus.
- Helseopplysninger som diagnose og medisiner.
Hvordan tar vi vare på dine personopplysninger:
Dine opplysninger registrerer vi i ulike registrer og datasystemer. Våre databehandlere er leverandører av disse systemene. Vi har avtale med alle som skal sikre dine rettigheter.
Hvem utleverer vi personopplysninger til:
I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, PPT, barnevernstjenesten med flere. Personopplysninger vil ikke bli gitt til andre virksomheter eller personer med mindre det foreligger et samtykke eller lovhjemmel.
For eksempel vil barnehagen utlevere opplysninger hvis vi har en rapporteringsplikt til statlige etater, eller hvis det er nødvendig for å kunne levere en tjeneste. Vi utleverer aldri flere opplysninger enn det som er nødvendig for å oppnå formålet.
Informasjonssikkerhet og databehandlere
Vi har gode rutiner og omfattende tiltak for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til dine personopplysninger, og at behandlingen av data skjer i samsvar med kravene i gjeldende lovgivning. Eksempler på slike tiltak er risikovurderinger, tilgangsstyring og arkiveringsrutiner, samt rutiner for håndtering av data og oppfølging av forespørsler vedrørende retten til innsyn, retting og sletting. Det er implementert rutiner for varsling iht regelverk ved brudd på datasikkerhet eller mistanke om dette.
Vi kan benytte opplysningene som vi samler om deg når vi har grunn til å tro at det er nødvendig å identifisere, kontakte, eller ta rettslige skritt mot personer eller selskaper som kan skade deg, oss, eller andre. Vi kan også avsløre din informasjon når vi mener loven krever det.
Bruk av databehandlere
Barnehagen har underleverandører for bistand til drift og leveranse av IT-systemer. Disse vil kunne få tilgang til personopplysninger som ledd av dette. Våre databehandlere er via databehandleravtaler forpliktet til å følge gjeldende personvernlovgivning, og inneha nødvendige tekniske og organisatoriske sikringer for å ivareta de personopplysninger som måtte overføres.
Kontaktinformasjon
Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sendes skriftlig til:
Suttestad barnehage
Bekkefaret 1 A
2613 Lillehammer
